La capacité d'une salle de réception se fixe-t-elle librement ?

Non. Pour un établissement recevant du public, le mémento de la préfecture du Gers rappelle l'obligation de respecter la jauge prévue au procès-verbal de la commission de sécurité. La fiche technique reprend ce chiffre, elle ne l'invente pas.

Faut-il parler d'accessibilité dans la fiche technique ?

C'est utile : tout établissement recevant du public met à disposition un registre public d'accessibilité qui décrit ses prestations accessibles. La fiche technique peut renvoyer à ce registre.

Fiche technique d'une salle de réception : le contenu

La fiche technique d'une salle de réception décrit ce qu'un client ou un prestataire doit savoir avant de signer ou d'arriver : capacité selon la configuration, surfaces, accès et livraisons, électricité, cuisine, son et lumière, sécurité, accessibilité, horaires et règles du lieu. C'est aussi le premier document à donner à un assistant d'équipe : la plupart des questions des clients et des traiteurs y trouvent leur réponse. Le même principe vaut pour la fiche d'un matériel loué.

Ce qu'elle contient : une trame

Rubrique	Ce que l'on y écrit	Qui la demande
Capacités	Jauge maximale, nombre de places par configuration (cocktail, banquet, théâtre, classe)	Client, organisateur
Surfaces	Surface de chaque espace, hauteur sous plafond, plan coté	Décorateur, loueur
Accès	Adresse de livraison, horaires de déchargement, monte-charge, stationnement	Traiteur, loueur, prestataires
Électricité	Puissance disponible, nombre et emplacement des prises, groupe électrogène autorisé ou non	Technicien son et lumière
Cuisine	Office ou cuisine, équipements, puissance, points d'eau	Traiteur
Son	Matériel fourni, limiteur, heure de fin de musique	DJ, orchestre
Sécurité	Sorties de secours, consignes, moyens d'extinction, interlocuteur sécurité	Organisateur, commission
Accessibilité	Accès de plain-pied, toilettes adaptées, stationnement réservé, renvoi au registre d'accessibilité	Client, invités
Règles du lieu	Décoration autorisée, bougies, confettis, fumée, horaires de rangement	Tous

Ajoutez une date de mise à jour visible et le nom de la personne qui la tient.

Les chiffres qui ne se décident pas seul

La jauge. Pour un établissement recevant du public (ERP), le mémento de la préfecture du Gers (édition de décembre 2023) rappelle l'obligation de respecter la jauge prévue pour l'ERP au procès-verbal de la commission de sécurité. En cas d'utilisation exceptionnelle du lieu (activité différente, effectif plus élevé, conditions d'évacuation modifiées), il demande une autorisation du maire et l'information préalable de la commission. Votre fiche reprend la jauge écrite, pas une estimation commerciale.

La notice de sécurité. Le même mémento publie une notice que l'exploitant remplit dans ce cas. Elle donne une bonne liste de ce que votre fiche doit déjà contenir : surface accessible au public en mètres carrés, effectif du public et du personnel, nombre et largeur des sorties de secours, désenfumage, éclairage de sécurité, moyens de lutte contre le feu, système d'alarme et d'alerte, chauffage, gaz, électricité (réseau, groupe électrogène, tableau ajouté), cuisine de plus de 20 kW ouverte ou fermée sur la salle.

Le registre de sécurité. La fiche de Service Public Entreprendre sur la sécurité incendie des ERP, vérifiée le 30/04/2025, rappelle que l'exploitant tient un registre de sécurité, papier ou dématérialisé, présenté à la commission lors des contrôles. Il ne se publie pas ; la fiche technique en reprend seulement ce qui sert aux clients.

L'accessibilité. Selon la préfecture des Pyrénées-Atlantiques, les ERP mettent à disposition depuis le 22/10/2017 un registre public d'accessibilité : prestations proposées, pièces relatives à l'accessibilité, formation du personnel d'accueil. Votre fiche peut y renvoyer.

La fiche technique d'un matériel loué

Pour un loueur, chaque référence a sa fiche : dimensions, poids, alimentation électrique, temps de montage, nombre de personnes pour le montage, conditions de transport, notice du fabricant, documents de conformité. Pour les structures qui accueillent du public, voir chapiteaux, tentes et structures.

Comment l'assistant s'en sert

Répondre au client : « Combien de personnes en banquet dans la grande salle ? » L'assistant cite la ligne de la fiche.
Répondre au traiteur : horaires de livraison, puissance de la cuisine, emplacement des points d'eau.
Répondre au DJ : heure de fin de musique et règles de son, telles qu'écrites.
Comparer deux salles pour une demande : capacité, surface, accès.

Ce qu'il ne doit pas faire

Accepter un effectif supérieur à la jauge, même « pour une fois ».
Inventer une donnée absente de la fiche : il répond qu'elle n'y figure pas et transmet la question.
Confirmer qu'un aménagement est autorisé s'il n'est pas écrit.

Méthode pour la rédiger

Partez du plan et du procès-verbal de la commission de sécurité.
Faites une fiche par espace, puis une fiche d'ensemble.
Relevez les questions reçues sur trois mois (courriels, téléphone) et vérifiez que chacune a sa réponse dans la fiche.
Faites relire par la personne qui ouvre et ferme le lieu.
Datez chaque version et supprimez les anciennes de la base de l'assistant.

Les questions des clients qui ne relèvent pas de la fiche sont traitées dans les questions des clients d'un lieu de réception.