Chatbot pour un lieu de réception : quelles questions

Un assistant sur le site d'un lieu de réception sert d'abord à répondre aux questions qui reviennent à chaque demande : capacité, configurations, ce qui est compris dans la location, traiteur imposé ou libre, horaires, musique, conditions de réservation. Il répond à partir de vos documents (fiche technique, grille des formules, conditions générales) et transmet tout le reste à l'équipe : disponibilités, devis personnalisés, négociations, réclamations. Bien réglé, il évite à l'équipe de répéter les mêmes réponses et rassemble les informations utiles avant le premier appel.

Les questions, étape par étape

Ce que l'assistant répond, ce qu'il transmet

Il répond quand la réponse est écrite et stable : capacités par configuration, horaires d'accès, prestations comprises, règles de décoration, stationnement, accessibilité, pièces à fournir.

Il transmet quand la réponse dépend d'un humain ou d'une donnée qui change :

• disponibilités : il demande la date, le nombre d'invités, le type d'événement, puis transmet ; il ne bloque pas de date ;
• devis : il peut donner les éléments d'une grille publiée, mais un devis personnalisé reste établi par l'équipe ;
• gestes commerciaux, litiges, réclamations : toujours à l'équipe.

Les réponses qui touchent à une règle

Capacité. Pour un établissement recevant du public, le mémento de la préfecture du Gers (édition de décembre 2023) rappelle l'obligation de respecter la jauge du procès-verbal de la commission de sécurité. L'assistant cite cette jauge et n'accepte jamais « quelques personnes de plus ».

Arrhes et acompte. La fiche Service-Public « Acompte et arrhes », vérifiée le 05/08/2025, rappelle qu'en l'absence de précision, les sommes versées sont présumées être des arrhes. L'assistant cite vos conditions ; le détail est sur la page arrhes ou acompte.

Musique. Pour un événement public organisé par une association, la fiche Service-Public sur la diffusion de musique indique qu'une autorisation de la Sacem est obligatoire, même si l'entrée est gratuite. Pour un mariage ou un séminaire, l'assistant renvoie vers vos conditions et vers la Sacem : voir Sacem, événement privé ou public.

Accessibilité. Selon la préfecture des Pyrénées-Atlantiques, les établissements recevant du public mettent à disposition un registre public d'accessibilité, consultable au principal point d'accueil ou en ligne. L'assistant peut le citer pour répondre à un invité en fauteuil roulant.

Exemple de réglage

Par exemple, un domaine qui accueille mariages et séminaires peut donner à son assistant :

1. la fiche technique de chaque salle (voir la fiche technique) ;
2. la grille des formules avec ce qu'elles comprennent ;
3. les conditions générales de location ;
4. la liste des traiteurs et prestataires référencés, avec leurs coordonnées publiques ;
5. le règlement intérieur (décoration, musique, horaires, rangement) ;
6. une fiche pratique pour les invités (accès, stationnement, hébergements proches).

Et une consigne écrite : « Tu ne confirmes aucune date et aucun prix hors grille. Tu proposes de transmettre la demande avec la date, le nombre d'invités et un moyen de contact. »

Points à vérifier avant la mise en ligne

• Chaque réponse cite un document daté.
• Les questions sans réponse sont relues chaque semaine et ajoutées aux documents.
• Les coordonnées des personnes recueillies servent seulement à répondre à la demande.
• La personne qui répond au téléphone utilise le même assistant : les réponses sont les mêmes partout.

Les questions d'organisation qui viennent ensuite, une fois la date signée, relèvent du brief client.