Quel est le premier document à donner à un assistant d'événementiel ?

La fiche technique du lieu ou du matériel : elle répond à la plupart des questions des clients et des prestataires. Viennent ensuite les conditions générales et la grille des formules.

Faut-il commencer par le site ou par l'équipe ?

Par l'équipe : un assistant interne se corrige sans risque pour les clients. Une fois ses réponses fiables, on l'ouvre sur le site.

Assistant IA dans l'événementiel : les documents à réunir

Pour équiper une entreprise d'événementiel d'un assistant qui répond à partir de ses documents, commencez par trois documents : la fiche technique de vos lieux ou de votre matériel, vos conditions générales (réservation, arrhes ou acompte, annulation) et la grille de vos formules. Ajoutez ensuite les consignes d'organisation et les démarches types. Testez d'abord avec l'équipe, puis ouvrez au public. Cette page donne la liste des documents à rassembler, métier par métier, et une méthode en cinq étapes.

Les documents à rassembler

Document	Lieu de réception	Organisateur d'événements	Traiteur	Loueur de matériel	Festival ou salon
Fiche technique (capacités, surfaces, électricité)	Oui	Pour chaque lieu partenaire	Contraintes de cuisine	Par référence	Plan du site
Conditions générales (arrhes ou acompte, annulation)	Oui	Oui	Oui	Oui	Billetterie, exposants
Grille des formules et options	Oui	Oui	Oui	Oui	Tarifs exposants
Règlement intérieur ou règles d'usage	Oui	—	—	Conditions d'utilisation	Règlement du public
Brief et cahiers des charges types	—	Oui	Oui	—	Oui
Rétroplanning type	—	Oui	Oui	Oui	Oui
Démarches et autorisations types	Selon les événements accueillis	Oui	Débit de boissons	Attestations des structures	Oui
Consignes des postes et annuaire d'urgence	Personnel	Oui	Personnel de service	Monteurs	Bénévoles et extras
Bilans des éditions passées	Oui	Oui	Oui	Oui	Oui

Les pages de ce site détaillent chacun de ces documents : fiche technique, arrhes ou acompte, brief client, rétroplanning, consignes des bénévoles, bilan.

Ce qu'il faut écrire avant de commencer

Un assistant répète ce qui est écrit. Trois sujets demandent une réponse validée par l'équipe avant d'être confiés à un outil :

les sommes versées : arrhes ou acompte, ce qui se passe en cas d'annulation ou de report. La fiche Service-Public rappelle qu'en l'absence de précision, les sommes versées sont présumées être des arrhes ;
la capacité : la jauge du procès-verbal de la commission de sécurité, dont le mémento de la préfecture du Gers rappelle qu'elle doit être respectée ;
les démarches : qui déclare quoi (musique, buvette, manifestation), selon vos contrats.

La méthode en cinq étapes

Choisir un périmètre. Par exemple : les questions des clients d'un lieu de réception, ou les questions des bénévoles d'un festival. Un seul public au départ.
Rassembler et nettoyer. Une version par document, datée, sans doublon. Retirez les codes d'accès, les données personnelles et les informations internes sensibles.
Écrire les consignes de l'assistant. Ce qu'il fait, ce qu'il transmet (disponibilités, devis personnalisés, litiges), comment il répond quand il ne sait pas.
Tester avec l'équipe. Posez-lui les vraies questions des derniers mois. Notez chaque réponse fausse et corrigez le document, pas la réponse.
Ouvrir au public, puis relire chaque semaine les questions sans réponse.

Ce qu'un outil doit permettre

Quel que soit l'outil choisi, vérifiez qu'il permet de :

charger vos documents dans leurs formats habituels et lire votre site ;
citer le document d'où vient chaque réponse ;
recueillir les coordonnées et la demande avant de transmettre ;
garder l'historique des conversations pour relire les questions sans réponse ;
donner des droits différents aux membres de l'équipe ;
répondre aux clients étrangers dans leur langue, si vous en recevez.

ALMA, la plateforme éditée par IArche, annonce sur sa page des fonctionnalités l'import de fichiers PDF, DOCX, TXT et CSV, la lecture d'un site, des citations automatiques, un widget à intégrer avec une ligne de code, des formulaires avant la discussion, la détection de la langue du visiteur, l'historique des sessions, des automatisations (transfert, notification) et le partage avec l'équipe avec rôles et permissions. Un premier abonnement commence par trois jours d'essai, carte bancaire demandée. Ce n'est pas la seule solution : comparez avec vos propres critères. Pour tout point non publié sur le site d'ALMA, vérifiez avec IArche avant de vous engager.

Les limites à garder en tête

L'assistant ne confirme ni une date, ni un prix hors grille, ni un remboursement.
Il ne décide d'aucune question de sécurité : il cite la consigne écrite et renvoie au responsable.
Il ne donne pas d'avis juridique : il cite le texte et vos conditions.
Un document périmé produit des réponses périmées : nommez un responsable par document.