Un assistant IA d'équipe pour l'événementiel
Équiper votre équipe et votre site d'un assistant qui répond à partir de vos fiches techniques, de vos conditions de réservation et de vos consignes d'événement
Ce site s'adresse aux entreprises d'événementiel qui veulent équiper leur équipe, ou leur site, d'un assistant qui répond à partir de leurs propres documents : organisateurs de séminaires et de mariages, lieux de réception, traiteurs côté organisation, loueurs de matériel, organisateurs de festivals et de salons. Vous y trouverez, pour chaque document du métier, ce qu'un assistant peut en faire, ce qu'il ne doit pas faire, et les règles qui encadrent ses réponses.
Un repère : trois sortes de questions
Dans l'événementiel, les questions qui arrivent à l'équipe se rangent en trois familles. Les distinguer, c'est déjà savoir ce que l'on peut confier à un assistant.
| Famille | Exemples | Ce que fait l'assistant |
|---|---|---|
| Questions stables | Capacité d'une salle, horaires de livraison, prestations comprises | Il répond, en citant le document |
| Questions encadrées par une règle | Arrhes ou acompte, buvette, musique, jauge, déclaration | Il cite le texte et vos conditions, il ne tranche pas |
| Questions qui engagent | Disponibilité d'une date, devis personnalisé, geste commercial, sécurité sur place | Il recueille la demande et transmet à la bonne personne |
Deux exemples de règles à citer telles qu'elles sont écrites : la fiche Service-Public sur l'acompte et les arrhes rappelle qu'en l'absence de précision, les sommes versées sont présumées être des arrhes ; celle sur les buvettes associatives limite la vente aux boissons des groupes 1 et 3, avec autorisation du maire. Et une limite que rien ne change : la jauge d'un établissement recevant du public est celle du procès-verbal de la commission de sécurité, comme le rappelle le mémento de la préfecture du Gers.
Les documents du métier
- La fiche technique d'une salle de réception : la trame, et pourquoi c'est le premier document à donner à un assistant.
- Les questions des clients d'un lieu de réception : ce que l'assistant répond, ce qu'il transmet.
- Le brief client : les questions à poser, dont celles qui déclenchent une démarche.
- Le rétroplanning : les délais des démarches lus dans les documents officiels.
- Les consignes des bénévoles et des extras : une fiche par poste, et un assistant consultable pendant l'événement.
- Le bilan et le retour d'expérience : la trame, et comment retrouver les bilans passés.
Les règles qui encadrent les réponses
- Arrhes ou acompte en cas d'annulation : ce que dit Service-Public.
- La déclaration au-delà de 1 500 personnes : maire, préfecture, délais selon les départements.
- La buvette temporaire : l'autorisation du maire et les boissons permises.
- La Sacem, événement privé ou public : ce que disent les textes, et ce qui reste à vérifier.
- Chapiteaux, tentes et structures : les attestations à fournir et les consignes de vent.
Pour commencer
La page par où commencer donne la liste des documents à rassembler selon votre métier et une méthode en cinq étapes : choisir un périmètre, nettoyer les documents, écrire les consignes de l'assistant, tester avec l'équipe, puis ouvrir au public.
Les pages de ce site citent leurs sources : fiches de Service-Public, textes de Légifrance, documents publiés par des préfectures. Les délais administratifs varient d'un département à l'autre ; ceux qui s'appliquent à votre événement sont ceux de la mairie et de la préfecture du lieu. Aucune page ne remplace l'avis d'un juriste ou de l'administration sur votre situation.
Toutes les pages
Guides
- Assistant IA dans l'événementiel : les documents à réunir
Par où commencer un assistant d'équipe dans l'événementiel : les documents à rassembler, les règles à écrire, les tests à faire.
- Bilan d'un événement : le retour d'expérience
Faire le bilan d'un événement : ce que demandent les préfectures, la trame d'un retour d'expérience, et comment l'assistant retrouve les bilans passés.
- Brief client d'un événement : les questions à poser
Les questions du brief client d'un événement, dont celles qui déclenchent une démarche : feu d'artifice, buvette, chapiteau, musique.
- Chatbot pour un lieu de réception : quelles questions
Disponibilités, capacité, devis, annulation, musique : les questions des clients d'un lieu de réception, et ce que l'assistant en fait.
- Consignes des bénévoles et des extras d'un événement
Consignes de sécurité des bénévoles et extras sur un festival ou un salon : identification, alerte, secours, buvette.
- Fiche technique d'une salle de réception : le contenu
Fiche technique d'une salle de réception ou d'un matériel loué : jauge, sorties, électricité, accessibilité, et usage par l'assistant.
- Rétroplanning d'événement : les délais des démarches
Le rétroplanning d'un événement à partir des délais officiels : déclaration, dossier de sécurité, buvette, Sacem, feu d'artifice.
Questions
- Sacem : faut-il déclarer la musique d'un événement ?
Musique sur un événement public ou privé : ce que disent Service-Public et le Code de la propriété intellectuelle sur l'autorisation de la Sacem.
Fiches
- Arrhes ou acompte : l'annulation d'un événement
Arrhes ou acompte pour un lieu ou une prestation d'événement : ce que dit Service-Public en cas d'annulation, et ce que l'assistant répond.
- Buvette temporaire : l'autorisation du maire
Buvette temporaire sur un événement : autorisation du maire, boissons des groupes 1 et 3, cinq autorisations par an pour une association.
- Chapiteaux, tentes et structures (CTS) : les règles
Chapiteau ou tente sur un événement : règlement CTS, attestation de bon montage, extrait de registre, vent et lestage. Ce que l'équipe doit retrouver.
- Plus de 1 500 personnes : quelle déclaration faire ?
Plus de 1 500 personnes : déclaration au maire, dossier de sécurité, délais selon les préfectures, pièces demandées. Ce que l'assistant peut rappeler.