Combien de temps à l'avance faut-il déclarer ?

Cela dépend du département : deux mois au moins dans le formulaire des Pyrénées-Orientales ; un mois de 1 500 à 5 000 personnes et deux mois au-delà dans le mémento de l'Oise ; deux mois, puis quatre mois au-delà de 5 000 personnes, dans l'arrêté du Gers.

Le seuil de 1 500 personnes compte-t-il le personnel ?

Oui dans les documents lus : le formulaire des Pyrénées-Orientales parle de « public et personnel confondus », l'arrêté du Gers de personnes en simultané « public+personnel ».

Plus de 1 500 personnes : quelle déclaration faire ?

Q: La déclaration d'une manifestation de plus de 1 500 personnes se fait-elle en mairie ou en préfecture ?

Le formulaire de la préfecture des Pyrénées-Orientales indique une déclaration auprès du maire de la commune, en application de l'article R211-22 du Code de la sécurité intérieure. Certaines préfectures demandent en plus un dossier de sécurité qui leur est adressé : renseignez-vous auprès de la vôtre.

Au-delà de 1 500 personnes, l'organisateur d'une manifestation sportive, récréative ou culturelle à but lucratif doit la déclarer au maire de la commune, en application de l'article R211-22 du Code de la sécurité intérieure (CSI), selon le formulaire publié par la préfecture des Pyrénées-Orientales. Les préfectures ajoutent souvent un dossier de sécurité et fixent leurs propres délais, qui vont d'un à quatre mois selon le département et la taille de l'événement. Un assistant d'équipe peut rappeler ces règles à partir des documents de votre préfecture ; il ne dépose rien et ne décide pas si votre événement est concerné.

Ce que disent les documents officiels lus

Le formulaire de déclaration des Pyrénées-Orientales, annexé à une circulaire préfectorale du 23/04/2015, résume la règle ainsi : les organisateurs publics et privés de manifestations à but lucratif « pouvant regrouper plus de 1500 personnes (public et personnel confondus) », comptées d'après le nombre de places assises ou d'après la surface réservée, doivent les déclarer au maire de la commune du lieu. Il demande un dépôt en mairie au moins deux mois avant.

Le même formulaire précise ce qu'il ne couvre pas : les manifestations sur la voie publique (articles L211-1 et suivants du CSI), les épreuves sportives sur la voie publique (Code du sport) et les rassemblements festifs à caractère musical de type « rave party » (article R211-2 du CSI).

Pour les manifestations sur la voie publique, la fiche Service-Public sur les manifestations et défilés, vérifiée le 03/09/2024, prévoit une déclaration au maire ou au préfet au moins 3 jours francs et au plus 15 jours francs avant. Organiser sans déclaration, ou avec une déclaration incomplète ou inexacte, est puni de 6 mois d'emprisonnement et de 7 500 € d'amende selon cette fiche.

Des délais qui changent d'un département à l'autre

Document	Seuil	Délai indiqué	Auprès de qui
Formulaire des Pyrénées-Orientales	plus de 1 500 personnes, à but lucratif	au moins 2 mois	maire
Mémento de la préfecture de l'Oise	1 500 à 5 000 personnes	1 mois	préfecture ou sous-préfecture (dossier de sécurité)
Mémento de la préfecture de l'Oise	plus de 5 000 personnes	2 mois	préfecture ou sous-préfecture
Arrêté du préfet du Gers du 17/03/2016	moins de 1 500	1 mois	maire
Arrêté du préfet du Gers du 17/03/2016	1 500 à 5 000	2 mois	maire
Arrêté du préfet du Gers du 17/03/2016	plus de 5 000	4 mois	maire et préfet

Le mémento de l'Oise vise les événements ouverts au public de plus de 1 500 personnes simultanément, organisés sur la voie publique ou dans un lieu non permanent, ou ayant une sensibilité particulière. Il rappelle que ce dossier ne remplace pas les règles propres aux établissements recevant du public (ERP) et aux chapiteaux, tentes et structures. Le mémento du Gers prévient que le nombre n'est pas le seul critère : la sensibilité de l'événement et l'état de la menace comptent aussi.

Retenez une règle simple : le délai applicable est celui de la préfecture du lieu de l'événement.

Ce que demande un dossier de ce type

Le formulaire des Pyrénées-Orientales donne une bonne idée des informations à réunir :

responsables : organisateur, suppléant, correspondants sécurité générale, sécurité incendie, secours à personnes, ordre public, hygiène et santé ;
effectif maximal attendu, en simultané et sur toute la durée, part assise et debout ;
environnement (espace clos ou ouvert, plan d'eau, terrain), type de public (familial, jeune, mineurs non accompagnés) ;
installations : cuisine ou point chaud, électricité, pyrotechnie, chapiteaux, scène, gradins ;
dispositif prévisionnel de secours (DPS) tenu par une association agréée de sécurité civile ;
service d'ordre, stationnement, accès des secours, aménagements pour les personnes handicapées ;
points d'eau, toilettes, déchets, lutte contre le bruit et contre l'alcoolémie ;
pièces jointes : programme, plans de masse, liste des vendeurs de denrées, arrêtés déjà obtenus (débit de boissons temporaire, circulation…).

Voir aussi la fiche technique du lieu et les règles des chapiteaux et structures.

Ce que l'assistant peut faire

Répondre à « faut-il déclarer ? » en citant le document de votre préfecture et en indiquant le seuil qu'il retient.
Calculer une date limite à partir de la date de l'événement et du délai écrit, en rappelant qu'elle se vérifie en mairie.
Lister les pièces manquantes d'un dossier en cours, à partir de la liste du formulaire.
Retrouver qui est correspondant sécurité, secours ou hygiène sur un événement donné.

Ce qu'il ne doit pas faire

Dire qu'un événement « n'a pas besoin » de déclaration : c'est à l'autorité de le dire.
Appliquer le délai d'un autre département.
Remplir ou envoyer le dossier à la place du responsable.

Pour un doute, contactez la mairie ou la préfecture du lieu. Les délais de cette page s'intègrent à votre rétroplanning.