Par quoi commencer un rétroplanning d'événement ?

Par la date de l'événement et les démarches qui ont le délai le plus long : selon le département, la consultation de l'autorité peut demander jusqu'à quatre mois pour un grand rassemblement, comme dans l'arrêté du préfet du Gers.

Les délais sont-ils les mêmes partout en France ?

Non. Les préfectures fixent leurs propres délais pour les dossiers de sécurité : un, deux ou quatre mois selon les documents lus. Vérifiez ceux de la préfecture du lieu.

Rétroplanning d'événement : les délais des démarches

Un rétroplanning d'événement se construit à l'envers, à partir de la date : on place d'abord les démarches dont le délai est imposé, puis les tâches internes et celles des prestataires. Les délais administratifs varient selon le département et la taille de l'événement : de quelques jours pour une manifestation sur la voie publique à quatre mois pour un grand rassemblement dans le Gers. Un assistant d'équipe peut calculer les dates limites à partir de vos documents et rappeler ce qui approche ; il ne remplace pas la personne qui pilote le projet.

Les délais lus dans les documents officiels

Démarche	Délai indiqué	Source
Consultation de l'autorité, moins de 1 500 personnes	1 mois	Arrêté du préfet du Gers du 17/03/2016
Consultation, 1 500 à 5 000 personnes	2 mois	Arrêté du préfet du Gers
Consultation, plus de 5 000 personnes	4 mois, maire et préfet	Arrêté du préfet du Gers
Déclaration au maire, plus de 1 500 personnes, but lucratif	au moins 2 mois	Formulaire de la préfecture des Pyrénées-Orientales
Dossier de sécurité, 1 500 à 5 000 personnes	1 mois	Mémento de la préfecture de l'Oise
Dossier de sécurité, plus de 5 000 personnes	2 mois	Mémento de la préfecture de l'Oise
Feu d'artifice avec artifice F4/T2 ou plus de 35 kg de poudre	1 mois minimum	Mémento de la préfecture de l'Oise
Lâcher de 50 ballons ou plus, ou de lanternes	1 mois	Mémento de la préfecture de l'Oise
Structure itinérante à étage : dossier au maire	1 mois au moins avant l'ouverture	Règlement CTS, Légifrance
Buvette dans une foire ou exposition	15 jours avant l'ouverture	Service-Public, fiche buvette
Demande à la Sacem (réductions possibles)	environ 15 jours avant	Service-Public, fiche musique
Manifestation sur la voie publique	entre 3 et 15 jours francs avant	Service-Public, fiche manifestations

Ces délais viennent de départements précis. Le vôtre peut en fixer d'autres : l'assistant cite le document de votre préfecture, pas celui d'un autre département.

Construire le rétroplanning en cinq passes

Fixer les jalons du client : date, heure d'ouverture, temps forts, date de validation du programme, date limite des effectifs.
Placer les démarches du tableau qui concernent l'événement, à partir du brief client. Prévoyez une marge avant chaque délai, pour le cas où une pièce manque.
Placer les prestataires : réservation, envoi du cahier des charges, validation technique, livraison, montage, démontage. Les délais sont ceux de leurs contrats.
Placer les tâches internes : recrutement des extras, convocation des bénévoles, impression, signalétique, plan de circulation.
Placer l'après : démontage, remise en état, factures, bilan de l'événement.

La dernière semaine et le jour J

Le mémento de la préfecture du Gers donne plusieurs repères pour la fin du compte à rebours :

une réunion avant l'événement avec l'ensemble des acteurs (organisateur, mairie, police ou gendarmerie, association de secours, pompiers) est recommandée ; au-delà de 5 000 participants, une réunion de sécurité est organisée ;
la veille, consulter les prévisions météorologiques et les alertes, et prendre les mesures qui s'imposent, jusqu'à l'annulation si les conditions sont particulièrement défavorables ;
dans le Gers, le retour d'expérience est à transmettre à la préfecture dans le mois qui suit l'événement.

Ce que l'assistant peut faire

Calculer les dates limites à partir de la date de l'événement et des délais de vos documents.
Répondre à « qu'est-ce qui doit partir cette semaine ? » si le rétroplanning est tenu dans un tableau qu'il peut lire.
Rappeler la pièce attendue pour chaque démarche (arrêté, attestation, récépissé).
Signaler une incohérence : une livraison prévue après le début du montage, une démarche placée après son délai.

Ce qu'il ne doit pas faire

Annoncer qu'un délai est « tenu » sans le récépissé ou la réponse de l'administration.
Modifier le planning de lui-même.
Remplacer le contact direct avec la mairie quand une date est serrée.

Un rétroplanning n'est utile que s'il est la seule version : un fichier, daté, tenu par une personne. C'est ce fichier que l'assistant lit.